Herramientas de trabajo colaborativo: SharePoint

Si quiere mejorar la forma en que se comparten los archivos dentro de su empresa, y facilitar la colaboración entre los empleados, una herramienta de trabajo colaborativo como SharePoint de Microsoft puede ser una buena opción.

Esta solución en línea, que conocemos muy bien en Accon, resulta de gran ayuda para acelerar el trabajo en equipo, administrar sus datos, y mejorar su eficiencia.

SharePoint forma parte de Microsoft Office 365, aunque también está disponible de forma independiente. Se trata de una plataforma colaborativa basada en la nube, que permite compartir y administrar contenido y aplicaciones, y colaborar de forma más efectiva en toda la empresa.

Se puede acceder desde cualquier ordenador –Windows o Apple- por medio del navegador web, o desde otros dispositivos móviles -tablets y smartphones-, a través de su aplicación móvil.

En palabras de Microsoft, SharePoint es una “intranet móvil e inteligente”; es una caja de herramientas en línea, que centraliza archivos y datos. Promueve el trabajo en equipo y simplifica el intercambio.

¿Para qué sirve SharePoint?

SharePoint está dirigido a empresas, organizaciones y centros de formación; se usa principalmente para almacenar archivos y contenido en la nube, al igual que OneDrive.

Pero, a diferencia de este último, sus archivos están destinados a ser compartidos con multitud de usuarios, desde decenas hasta miles.

Para administrar los recursos compartidos, SharePoint ofrece un sistema de permisos de acceso a la base de datos muy robusto y fácil de usar. También permite compartir archivos con usuarios externos a la empresa.

Con SharePoint se pueden crear también sitios de grupo, incluyendo páginas web con componentes personalizables y biblioteca de archivos. Los miembros del equipo pueden contribuir al sitio, agregando y modificando contenido: hojas de cálculo de Excel, documentos de Word y PowerPoint, imágenes, videos, etc.

Beneficios del uso de SharePoint

Gracias a su dimensión colaborativa y sus funcionalidades, SharePoint permite evitar todos los problemas clásicos de los sistemas de intercambio de documentos:

• Dificultades para encontrar la versión más reciente de un archivo
• Duplicidad en la información
• El compartir documentos con las personas equivocadas
• Envío masivo de documentos por correo
• Pérdida de datos

Con SharePoint se simplifica el uso compartido de archivos, se mejora la trazabilidad, y se puede restaurar fácilmente un documento a su versión anterior. Además, se obtiene una vista panorámica de un proyecto y sus datos.

SharePoint tiene también la ventaja de estar integrado en el ecosistema de Office 365. Por ejemplo, los documentos compartidos en Microsoft Teams, ya sea durante un intercambio en el chat o en una videoconferencia, se almacenan en SharePoint, lo cual facilita encontrarlos una vez finalizada la conversación en Teams.

SharePoint es una herramienta en línea fácil de usar, y sobre la que hay muchos tutoriales y documentación. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus funcionalidades, es recomendable contar con la ayuda de un experto para configurarlo y adecuarlo a las necesidades de su empresa, y de esta forma aprovechar al máximo sus funciones.

En Accon, en calidad de Silver Partner de Microsoft, podemos acompañarle en el proceso de implementación de Sharepoint. Con nuestra gran experiencia en Office 365, podemos ofrecer la mejor solución posible adaptada a sus necesidades, y ayudarle a aumentar su productividad con un entorno de trabajo centralizado.

Somos una empresa de servicios informáticos en Barcelona con una larga experiencia en el sector, que cuenta con un gran equipo de profesionales. No dude en contactar con nosotros para más información.